ربما تكون إحدى أفضل الميزات التي تقدمها Smartsheet هي إعداد تقارير المشروع. يمكن أن يكون السماح لمديري المشاريع بالعمل مع البيانات من أوراق مختلفة في طريقة عرض واحدة توفيرًا حقيقيًا للوقت. ومع ذلك ، قد تبدو هذه العملية صعبة بالنسبة لأولئك الذين لم يقدموا تقارير مطلقًا أو بدأوا للتو في استخدام Smartsheet. إذا كنت تنتمي إلى أي من الفئتين ، فقد وصلت إلى المكان الصحيح.
في هذا الدليل التفصيلي خطوة بخطوة ، سنخبرك بكل ما تحتاج لمعرفته حول إنشاء تقرير في Smartsheet. ستتوقف عن معرفة أنواع التقارير المختلفة وكيفية تكوين كل منها.
كيفية إنشاء تقرير في Smartsheet على جهاز الكمبيوتر؟
يحتاج كل مدير مشروع ناجح إلى معرفة كيفية القيام بمهام متعددة بكفاءة. قد تكون مواكبة المهام المستمرة أو المبيعات الأسبوعية أو غيرها من المشاريع أمرًا شاقًا بدون تقديم تقارير في الوقت المناسب عن كل من هذه الأنشطة. التقارير مفيدة بشكل خاص للإجابة على أسئلة العمل الأساسية وإدارة ومتابعة سير العمل.
يمكنك تحرير جميع البيانات في تقرير أو تلخيصها أو فرزها. بمجرد إنشاء واحدة بنجاح ، يمكنك إرسالها أو مشاركتها أو نشرها مع زملائك أو أصحاب المصلحة.
يمكنك إنشاء نوعين أساسيين من التقارير في تطبيق مستعرض Smartsheet لسطح المكتب: تقارير ملخص الصف والورقة.
تقوم تقارير الصف على الفور بتجميع بيانات الصف من أوراق مختلفة. بفضل هذه التقارير ، يمكنك الحصول على نظرة عامة حول جميع المهام غير المكتملة ، أو المدفوعات التي لم يتم تنفيذها ، أو أي معلومات أخرى مكدسة في صفوف.
يعرض تقرير ملخص الورقة معلومات حقل الملخص عبر الأوراق المختلفة. هذه أداة ممتازة للحصول على نظرة عامة مفصلة عن المشاريع المختلفة.
يمكنك إنشاء تقارير الصفوف والملخص في Report Builder داخل تطبيق مستعرض سطح المكتب Smartsheet. تتضمن هذه العملية بضع خطوات ، لكنها ستكون قطعة من الكعكة لمن يتبعون الإرشادات أدناه بعناية:
تقرير الصف
الخطوة 1: إنشاء تقرير الصف
- قم بتسجيل الدخول إلى حساب متصفح Smartsheet الخاص بك على سطح المكتب الخاص بك.
- انتقل إلى علامة القائمة في الزاوية العلوية اليسرى من النافذة.
- انقر فوق علامة الجمع للدخول إلى مركز الحلول.
- انقر فوق "إنشاء" في الشريط الجانبي الأيسر.
- اختر "تقرير" من الخيارات المعروضة.
- ستظهر نافذة مطالبة تطلب منك تسمية التقرير واختيار نوع التقرير.
- حدد "تقرير الصف" وانقر على "موافق".
سيتعين عليك الآن تكوين تقريرك لتتمكن من استخدامه.
الخطوة 2: تكوين تقرير الصف
استخدم علامات التبويب في شريط الأدوات العلوي لتكوين تقرير الصف. يمكنك تكوين ما يلي: أوراق المصدر ، الأعمدة المراد عرضها ، معايير التصفية ، المجموعة ، التلخيص ، الفرز. على سبيل المثال ، في علامة التبويب معايير التصفية ، يمكنك اختيار شروط لإظهارها في تقريرك. يمكنك التصفية حسب التعليقات ، والقسم ، والوصف ، والتعيين إلى ، وأكثر من ذلك بكثير.
الخطوة 3: فرز نتائج تقرير الصف
جزء أساسي من إنشاء تقرير صف هو فرز النتائج حسب الحقول:
- انقر فوق قسم "فرز" في قائمة شريط الأدوات.
- اختر حقلاً لفرز التقرير من خلاله.
- حدد "فرز تنازلي" أو "فرز تصاعدي" حول الطريقة التي تريد بها فرز النتائج.
إذا كنت ترغب في إضافة المزيد من معايير الفرز ، انقر فوق الخيار "فرز حسب عمود آخر". يمكنك فرز نتائج التقرير بما لا يزيد عن ثلاثة حقول.
كيفية إنشاء تقرير في تطبيق Smartsheet iPhone؟
يتيح لك تطبيق Smartsheet iPhone الوصول إلى المعلومات وتحريرها في جميع الأوراق والتقارير المتاحة. يمكن أن يكون هذا منقذًا حقيقيًا عندما تكون في الخارج بدون جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، وتحصل على مهمة تكوين بيانات مرتجلة يجب القيام بها على الفور.
ومع ذلك ، لا يسمح تطبيق Smartsheet للجوال للمستخدمين بإنشاء تقارير جديدة. على النحو الموصى به على موقع الويب الخاص بهم ، من الأفضل استخدام التطبيق مع التقارير أو الأوراق التي تم إعدادها مسبقًا. يجب استخدام إصدار سطح المكتب لإعداد تقرير أو إنشاء أتمتة وتطبيق الصيغ والتغييرات الإدارية الأخرى. يمكنك إجراء تغييرات على الأعمدة على هاتفك إذا كنت مديرًا أو مالكًا للورقة.
كيفية إنشاء تقرير في تطبيق Smartsheet Android؟
يمكن أن يكون الوصول إلى تقارير Smartsheet على جهاز Android الخاص بك أمرًا مريحًا بشكل مدهش ، خاصةً عندما يكون جهاز الكمبيوتر الخاص بك بعيدًا عن متناول اليد. للأسف ، لا يزال تطبيق Smartsheet Android لا يدعم إنشاء تقارير جديدة.
يمكنك الوصول إلى جميع التقارير في مساحة العمل الخاصة بك في أي وقت باستخدام جهاز Android الخاص بك. يمكنك أيضًا تعديل الأعمدة إذا كنت مالك التقرير أو مسؤوله. من الأفضل القيام بإنشاء تقارير أو أوراق جديدة أو العمل مع أي تغيير إداري على إصدار سطح المكتب Smartsheet.
كيفية إنشاء تقرير موجز في Smartsheet؟
يتيح إنشاء تقرير ملخص للفرق تجميع حقول ملخص محددة من أوراق مختلفة في مكان واحد. يتيح القيام بذلك للجميع تحديد المعلومات والبيانات المهمة في طريقة عرض على مستوى الحافظة. يمكنك بعد ذلك دمج البيانات بسهولة في مجموعات وتلخيص المعلومات من خلال تطبيق الوظائف وغير ذلك الكثير.
إليك ما يجب أن تعرفه قبل إنشاء تقرير ملخص في Smartsheet:
- تحتاج حقول الملخص في جميع الأوراق التي تخطط لتضمينها إلى تسمية متسقة. سيستبعد التطبيق المعلومات الخاصة بملخص محدد في حالة وجود أدنى اختلافات في التباعد أو التهجئة.
- استخدم نفس أنواع الحقول لجميع الملخصات التي تقوم بتجميع نفس البيانات. تريد أن يكون لجميع الأعمدة تنسيق العملة إذا كنت تقوم بتجميع معلومات الأموال ، على سبيل المثال. سيساعد هذا في الابتعاد عن أعمدة التقرير المكررة. إذا كانت بعض الحقول مجرد أرقام والبعض الآخر عبارة عن عملات ، فسينتهي بك الأمر بعمودين - عمود لكل نوع حقل.
فيما يلي كيفية إنشاء تقرير ملخص في Smartsheet:
- قم بتشغيل تطبيق Smartsheet على متصفح سطح المكتب الخاص بك.
- توجه إلى شريط القائمة في الزاوية اليمنى العليا. إنها قائمة بثلاثة خطوط أفقية.
- حدد "مركز الحلول" المميز كعلامة زائد.
- انقر فوق الزر "إبلاغ".
- سترى مطالبة تطلب منك تسمية التقرير واختيار نوع التقرير.
- حدد خيار "تقرير ملخص الورقة".
- اضغط على "موافق".
- (اختياري ، يمكن إجراؤه لاحقًا) في قسم "أوراق المصدر" ، حدد أوراق المصدر التي تريد تضمين حقول ملخص الورقة الخاصة بها.
- (اختياري ، يمكن إجراؤه لاحقًا) ضمن "الحقول المراد عرضها" ، حدد الأعمدة المراد عرضها. هذه هي الحقول الموجزة التي ترغب في إضافتها.
يمكنك إضافة تقرير ملخص الورقة مباشرة إلى لوحة المعلومات الخاصة بك باستخدام أداة التقرير. يمكنك أيضًا تصور بيانات التقرير في مخططات أو رسوم بيانية وتسهيل وصول زملائك إلى المعلومات.
لإنشاء عرض حافظة لجميع البيانات المضمنة ، تحتاج إلى تحديد المعلومات المراد سحبها إلى تقرير الملخص. يمكنك القيام بذلك من خلال التنقل عبر إعدادات شريط الأدوات:
- أوراق المصدر: حدد الورقة وملخص الورقة المراد تضمينهما في التقرير.
- الأعمدة المراد عرضها: حدد حقل الملخص لتضمينه في التقرير.
- معايير التصفية: تعيين معلمات للمعلومات المعروضة في التقرير.
- المجموعة: تنظيم الصفوف عن طريق تجميع البيانات المتشابهة في تصنيفات منطقية.
- تلخيص: استخراج معلومات التقرير الأساسي.
- فرز: اختر كيفية فرز بيانات ملخص التقرير.
لتطبيق كل هذه التغييرات ، انقر فوق "حفظ" في الزاوية العلوية اليمنى من نافذة التطبيق. ستتمكن بعد ذلك من رؤية جميع المعلومات التي تفي بالمعايير المحددة أعلاه.
كيفية إنشاء تقرير حالة في Smartsheet؟
تساعد تقارير الحالة في تلخيص التقدم الإجمالي للمشروع ، والهدف الرئيسي منها هو إبقاء الجميع على اطلاع بالتغييرات الجارية والمخاطر المحتملة أو حواجز الطرق. لحسن الحظ ، يحتوي Smartsheet على الكثير من القوالب المجانية التي يمكنك استخدامها لإنشاء تقرير حالة مفصل. يمكنك أن تجدهم في هذه الصفحة.
يمكنك أيضًا إنشاء تقرير الحالة الخاص بك وإلقاء نظرة على القوالب للإلهام فقط. فيما يلي بعض الأقسام الأساسية التي يجب تضمينها في تقرير الحالة الخاص بك:
- اسم المشروع. هذا هو المكان الذي تكتب فيه اسم المشروع. يجب أن يكون الاسم واضحًا بدرجة كافية لجميع أصحاب المصلحة الذين قد يلقون نظرة على تقرير الحالة.
- مدير المشروع. اسم المسئول عن المشروع.
- فترة المشروع. الفترة الزمنية التي يغطيها المشروع.
- تاريخ الانتهاء. يجب عليك كتابة تاريخ استحقاق المشروع هنا. إذا لم يكن هناك تاريخ استحقاق محدد ، فيمكنك كتابة التاريخ المقدر.
- الدخل. ما هي حالة ميزانية مشروعك؟ هذا هو المكان الذي تدخل فيه سواء كان الهدف أم لا.
- برنامج. هذا هو المكان الذي تقوم فيه بتدوين حالة الجدول الزمني لمشروعك. هل هناك أي حواجز على الطرق أم أن كل شيء يسير على الطريق الصحيح حتى الآن؟
- جودة. هنا يمكنك إدخال ما إذا كان المشروع ناجحًا أو يميل إلى المخاطرة.
- مجال. اكتب نطاق المشروع وما إذا كان المشروع الأولي كبيرًا جدًا أم صغيرًا.
- المخاطر. اكتب عن جميع المخاطر التي واجهها مشروعك. ما هو وضعهم الآن؟
- حواجز الطرق. اذكر أي حواجز طريق أخرى قد تتداخل مع مشروعك.
ستكون هذه الأقسام أكثر من كافية لإنشاء تقرير واضح يتتبع جميع مراحل نجاحات المشروع.
إنشاء تقرير في Smartsheet
يعد إنشاء تقارير لتتبع تقدم المشروع أمرًا ضروريًا لضمان سير عمل مفصل ومضغوط وموفر للوقت. من خلال دمج البيانات من أوراق متعددة في عرض محفظة واحد ، يمكنك بسهولة مشاركة المعلومات الأساسية مع أصحاب المصلحة. باستخدام Smartsheet ، يمكنك فعل ذلك تمامًا. نأمل ، بعد قراءة دليلنا ، أن تتمكن من إنشاء تقارير في Smartsheet بنفسك.
ما نوع التقرير الذي تجده مفيدًا بشكل خاص لإدارة المشاريع؟ شارك بأفكارك وخبراتك في قسم التعليقات أدناه.