الصورة 1 من 9
عندما يتعلق الأمر بسحق المستندات اليومية ، نادرًا ما تكون هناك حاجة للمغامرة خارج علامة التبويب الرئيسية في Word. ولكن بعيدًا داخل الواجهة ، هناك عدد كبير من الأدوات الإضافية التي تنتظر من يكتشفها. هذه الميزات ليست "سرية" حقًا ، ولكن العديد من المستخدمين لا يجدونها مطلقًا - ويمكن أن توفر لك الكثير من الوقت والجهد.
فيما يلي نعرض الخطوط العريضة لأهم 20 ميزة تم التغاضي عنها بسهولة في Word. كان العديد منهم في Word لمدة عقد أو أكثر ويمكن العثور عليه في قوائم Word XP و Word 2003 ، لكننا سنركز على واجهة الشريط من Word 2007 وما فوق ، والتي تم اختراعها للمساعدة يجد المستخدمون المزيد من الميزات الباطنية للبرنامج.
1. حدد تنسيق مشابه
في عالم مثالي ، سيكون لكل عنصر في وثيقتك نمط مخصص له. ولكن إذا كنت تعتمد على التنسيق المحلي ، فلا يزال من السهل إجراء تغييرات عامة. يتضمن قسم التحرير ، في أقصى يمين علامة التبويب "الصفحة الرئيسية" ، خيارًا مفيدًا لـ "تحديد كل النص بتنسيق مماثل". يتيح لك ذلك إبراز جميع العناوين المخصصة والتعليقات التوضيحية وما إلى ذلك في وقت واحد وتعديل مظهرها بضربة واحدة - أو تطبيق نمط لإدارة أسهل في المستقبل.
2. لوحة الحافظة
توفر لوحة الحافظة طريقة مناسبة للاحتفاظ بأكثر من عنصر في الحافظة الخاصة بك في وقت واحد. انقر فوق الرمز المنبثق الصغير داخل قسم الحافظة في علامة التبويب الصفحة الرئيسية لفتحه. يتم تذكر ما يصل إلى 24 عملية قص ونسخ حديثة ، ويمكنك النقر فوق أي منها للصقها عند نقطة الإدراج. تتيح لك القائمة المنسدلة "خيارات" في الجزء السفلي التحكم في وقت ظهور لوحة الحافظة ؛ أحد الخيارات هو إظهاره عند الضغط على Ctrl + C مرتين.
3. الترجمة
مراجعة الكلمات | ترسل وظيفة الترجمة نص المستند الخاص بك إلى صفحة ويب Microsoft Translator وتعرض الترجمة في نافذة المستعرض. في Word 2010 و 2013 ، يمكنك أيضًا تنشيط مراجعة | ترجمة | المترجم المصغر ، الذي يقدم تلميح أداة خفي عندما تحوم فوق مقطع نصي محدد ؛ حرك المؤشر عليه لرؤية الترجمة المنبثقة باللغة التي اخترتها. هناك العشرات من اللغات للاختيار من بينها: تصفحهم عن طريق تحديد اختيار لغة الترجمة من القائمة المنسدلة الترجمة.
4. تقنين الأحرف
يدعم برنامج النشر المكتبي الاحترافي تقنين الأحرف - الضبط الانتقائي للتباعد بين الأحرف لجعل النص أكثر إرضاءً من الناحية الجمالية. لا يقوم Word بهذا افتراضيًا ، ولكن يمكن تشغيله بالنقر فوق الرمز المنبثق في قسم الخط في علامة التبويب الصفحة الرئيسية وتحديد المربع المسمى "تقنين الأحرف للخطوط" ؛ أدخل الحد الأدنى لحجم النقطة في المربع الموجود على اليمين. ومع ذلك ، إذا كنت تستخدم قرن الحروف على خطوط صغيرة ، يمكن أن تبدو الأحرف وكأنها تعمل معًا ، مما يقلل من إمكانية القراءة.
لتسهيل الوصول ، استخدم اختصار لوحة المفاتيح CTRL + D أو CMD + D على جهاز Mac. سينقلك هذا الاختصار مباشرةً إلى شاشة الخطوط بغض النظر عن الإصدار الذي تستخدمه. سيحتاج أولئك الذين يقومون بتشغيل Word 2007 أو إصدار سابق إلى التحقق من خيار تباعد الأحرف. إذا كنت تستخدم إصدارًا أحدث ، فحدد علامة التبويب "خيارات متقدمة" أعلى النافذة المنبثقة كما هو موضح أعلاه.
5. إدراج الرسم البياني
إذا كنت تريد تضمين مخطط Excel في مستندك ، فلن تضطر إلى مغادرة Word. تحديد إدراج | سيفتح المخطط في Word عرضًا مصغرًا لبرنامج Excel ، حيث يمكنك تحرير بياناتك أو استيرادها. ما عليك سوى إغلاق نافذة Excel بمجرد الانتهاء - سيتم تقديمها في شكل مخطط داخل Word. في الجزء العلوي من نافذة Word ، تمنحك علامات التبويب أدوات المخطط تحكمًا كاملاً في تصميم مخططك ومظهره ، لذلك ليست هناك حاجة لتشغيل Excel يدويًا.
6. SmartArt
يساعدك SmartArt في توضيح العمليات والعلاقات من خلال ما يقرب من 200 تخطيط مُصمم مسبقًا للمؤسسات الهرمية والدورات والتسلسلات الهرمية والمصفوفات والمزيد. لاستخدامه في Word ، ما عليك سوى النقر فوق إدراج | SmartArt وحدد قالبًا. ثم اكتب تسمياتك في اللوحة العائمة التي تظهر واسحب المقابض لتغيير حجم SmartArt. إذا كنت تريد أن تطفو فوق المستند ، فيمكنك تحقيق ذلك بسهولة عن طريق إنشاء مربع نص (عبر إدراج | مربع نص) ووضع SmartArt بداخله.
7. إدراج لقطة الشاشة
إذا كنت تكتب برنامجًا تعليميًا - أو كنت تريد ببساطة طريقة سهلة لتضمين صورة من برنامج آخر في مستندك - فيمكنك الحصول على منطقة من سطح مكتب Windows عن طريق تحديد إدراج | لقطة شاشة؛ تتيح لك القائمة المنسدلة استيراد أي نافذة مفتوحة كصورة مباشرة. بدلاً من ذلك ، يمكنك تحديد خيار لقطة الشاشة لسحب مستطيل بالماوس والتقاط منطقة مخصصة من الشاشة.
8. أدخل الأجزاء السريعة
غالبًا ما تحتاج الشركات إلى إنشاء خطابات ومستندات تحتوي على عناصر أو فقرات قياسية ، مثل العنوان. يمكن أن تساعد ميزة النص التلقائي في Word. حدد فقرة من النص ، ثم حدد إدراج | أجزاء سريعة | نص تلقائي | حفظ التحديد في معرض النص التلقائي. يمكنك الآن إعادة إدراج هذا النص في أي مستند عن طريق تحديده من إدراج | أجزاء سريعة | قائمة النص التلقائي. يمكنك أيضًا إعداد Quick Parts لعناصر مثل اسم شركتك وعنوان بريدك الإلكتروني ، وفي Building Blocks Organizer ، يمكنك أيضًا إعداد قوالب وكائنات الوصول السريع.
ضع في اعتبارك أن هذا الخيار غير متاح لمستخدمي Mac في وقت كتابة هذا التقرير.
9. الواصلة
يمكن أن يؤدي السماح للكلمة الفردية بالانتشار عبر سطرين إلى تحسين مظهر المستند. يمكن أن يمنع الهامش الأيمن من أن يصبح خشنًا جدًا أو ، في نص مبرر تمامًا ، يمكنه منع ظهور "جزر" كبيرة من المساحات البيضاء بين كل كلمة. يمكن لبرنامج Word أن يربط الكلمات تلقائيًا حسب الحاجة ، ولكن يتم إيقاف تشغيل الميزة افتراضيًا: لتمكينها ، انتقل إلى علامة التبويب تخطيط الصفحة وحدد الواصلة | تلقائي.
10. أرقام الأسطر
إذا كنت تشير إلى رمز أو مستندات قانونية أو حتى شعر ، فقد ترغب في ترقيم سطورك للرجوع إليها بسهولة. تطبق أداة القائمة الرقمية في Word إعدادات المسافة البادئة التي قد لا تكون كما تريد: حدد تخطيط الصفحة | بدلاً من ذلك ، سيطبق Word ترقيمًا أنيقًا في هامش المستند. بشكل افتراضي ، يتم تطبيق ترقيم الأسطر على المستند بأكمله ، ولكن يمكنك جعله يتخطى النص المحدد باختيار أرقام الأسطر | "حذف للفقرة الحالية".
11. التوقيعات الرقمية
ليس من الواضح دائمًا ما إذا كان المستند الرقمي أصليًا أم لا. لتوقيع مستند بمفتاح تشفير شخصي ، انتقل إلى علامة التبويب ملف (أو الجرم السماوي في Word 2007) ، وحدد حماية المستند ، واختر "إضافة توقيع رقمي" ؛ سيُطلب منك حفظ المستند قبل إضافة توقيعك. سيتم إبطال التوقيع تلقائيًا إذا تم تغيير المستند ، لذا فإن وجوده يعد ضمانًا للأصالة. إذا كنت ترغب في دعوة شخص آخر لتوقيع مستند ، فانتقل إلى علامة التبويب إدراج وضمن قسم النص ، حدد سطر التوقيع.
12. العلامة المائية
عند توزيع مسودة مستند أو مشاركة شيء خاص مع زميل في العمل ، من المفيد أن تكون قادرًا على وضع علامة مائية على الصفحة حتى تتمكن من رؤية نوع المستند في لمحة. تتيح لك القائمة المنسدلة للعلامة المائية ، الموجودة ضمن علامة التبويب تخطيط الصفحة ، إضافة علامة مائية رمادية كبيرة تقول "مسودة" أو "سري" أو "عاجل" بنقرتين. حدد Custom Watermark لوضع نصك أو صورة.
سيحتاج مستخدمو Mac إلى استخدام علامة التبويب "إدراج" أعلى شاشة الكمبيوتر للوصول إلى خيار العلامة المائية.
13. الاستشهادات
بالنسبة للأعمال الأكاديمية ، يمكن أن يساعدك Word أيضًا في إدارة الاستشهادات الخاصة بك. في علامة التبويب "المراجع" ، ستجد زرًا لإدارة المصادر ؛ هنا ، يمكنك إدخال تفاصيل كل عمل تشير إليه ، ثم إدراج مراجع لها بالنقر فوق القائمة المنسدلة "إدراج اقتباس". يمكنك اختيار تنسيق اقتباس من 14 نمطًا معروفًا ، بما في ذلك معايير APA و MLA ، وفي النهاية ، يمكنك إنشاء قائمة مراجع بنقرة واحدة.
14. وحدات الماكرو
واجهة البرمجة النصية في Office معقدة ، على أقل تقدير ، ولكن إذا كنت تريد أتمتة مهمة بسيطة ومتكررة ، فلا داعي لكتابة سطر من التعليمات البرمجية. في علامة التبويب عرض ، انقر فوق القائمة المنسدلة لوحدات الماكرو وحدد تسجيل ماكرو. في مربع الحوار الذي يفتح ، اختر زرًا أو اختصار لوحة مفاتيح (تذكر أن تنقر على تعيين لتأكيد اختيارك) ؛ ثم تنفيذ المهمة التي تريد أتمتة. عند الانتهاء ، ارجع إلى القائمة المنسدلة وحدد إيقاف التسجيل. الآن يؤدي الضغط على الزر أو مجموعة المفاتيح التي اخترتها في أي وقت إلى تكرار العمليات التي سجلتها.
15. عرض المخطط التفصيلي
إذا كنت تستخدم Word لمشروع كبير ، مثل أطروحة جامعية أو رواية ، فقد يكون من المفيد تقسيم المستند إلى أقسام وأقسام فرعية. اذهب إلى عرض | مخطط تفصيلي للوصول إلى عرض هرمي يتيح لك ترميز العناوين وطي النص الأساسي تحتها ؛ يمنحك هذا نظرة عامة واضحة على المستند الخاص بك ، والذي يمكن إعادة تنظيمه بسهولة عن طريق نقل الأقسام. يمكنك أيضًا تجميع عدة مستندات في مشروع رئيسي واحد: انقر فوق إظهار المستند في قسم المستند الرئيسي بعلامة التبويب "مخطط تفصيلي" لاستيراد مستندات ثانوية أو إنشائها.
16. لون الصفحة
إذا كنت تريد إبراز المستند الخاص بك ، يمكنك استخدام تخطيط الصفحة | القائمة المنسدلة للون الصفحة لتطبيق غسل الخلفية ؛ حدد Fill Effects ويمكنك إضافة أنماط وأنسجة. يتم تطبيق التعبئات والأنماط تلقائيًا على كل صفحات وثيقتك. أيضًا ، على الرغم من أنه يمكنك رؤيتها على الشاشة ، إلا أنها لم تتم طباعتها ، لذا لن تتداخل مع إمكانية قراءة نسخك المطبوعة.
قد يجد بعض المستخدمين اختيار ألوان الصفحة ضمن علامة التبويب "تصميم" بناءً على إصدار Microsoft Word والنظام الذي تستخدمه.
17. أدخل الفهرس
الميزة الثالثة المفيدة للأعمال الأطول هي القدرة على إنشاء فهرس تلقائيًا. لاستخدام هذه الميزة ، يجب أولاً وضع علامة على المراجع الخاصة بك في النص عن طريق تحديد الكلمة أو العبارة ذات الصلة ، ثم النقر فوق المراجع | أدخل الفهرس. عند ترميز جميع كلماتك الرئيسية ، انقر على "إدراج فهرس" لإنشاء فهرس. سيحتوي هذا على مراجع للحالات التي قمت بتمييزها ، وروابط ذاتية التحديث لأرقام الصفحات التي تظهر فيها.
18. الجمع بين المستندات والمقارنة بينها
يمكن لبرنامج Word مقارنة مستندين أو دمجهما تلقائيًا: ستجد الأداة ضمن مراجعة | يقارن. إذا كنت تفضل القيام بالمهمة بنفسك ، فانقر فوق عرض | عرض جنبا إلى جنب؛ سيؤدي هذا تلقائيًا إلى وضع المستندات الخاصة بك بجوار بعضها البعض في عوامل تكبير متطابقة ، بحيث يمكنك بسهولة النظر إليها ذهابًا وإيابًا. إذا نقرت على زر التمرير المتزامن ، فسيتم التمرير لأعلى ولأسفل في خطوة القفل عند تحريك المؤشر أو سحب شريط التمرير.
19. مفتش الوثائق
لقد هبط المسؤولون الصحفيون وموظفو الخدمة المدنية بأنفسهم في الماضي لتوزيع المستندات التي تحتوي على معلومات حساسة مضمنة في البيانات الوصفية الخاصة بهم ، أو يمكن استردادها عبر خيار تتبع التغييرات في Word. لا ترتكب نفس الخطأ: في قسم المعلومات ضمن علامة التبويب ملف (أو Orb في Office 2007) ، ستجد مجموعة مختارة من الخيارات ضمن القائمة المنسدلة "التحضير للمشاركة" والتي تتيح لك التحقق من المعلومات المخفية (و تأكيد التوافق مع إصدارات Word الأخرى).
20. تخصيص الشريط
تم تصميم واجهة الشريط لتكون أكثر استقرارًا من واجهة Office 2003 عالية التخصيص. ومع ذلك ، إذا قمت بتحديد ملف | خيارات | تخصيص الشريط ، يمكنك إضافة وظائف جديدة إليه ، وإزالة الوظائف التي لا تريد رؤيتها. يمكنك إضافة ميزات لا يتم عرضها بشكل طبيعي على الإطلاق - هناك مجموعة مفيدة من "الأوامر ليست في الشريط" - وحتى إنشاء علامات التبويب الخاصة بك. إذا كان الأمر معقدًا للغاية ، فيمكنك تخصيص شريط أدوات الوصول السريع الذي يظهر أعلى الشاشة باستخدام سهم القائمة المنسدلة الصغير في نهايته اليمنى.
